Réglement Intérieur

  1. Montant des Cotisations

Le montant des cotisations doit être revu au moins une fois par an par le Conseil d'Administration et doit faire l'objet d'une présentation en Assemblée Générale ordinaire inscrite à l'ordre du jour de la convocation.

Le Conseil d’Administration peut valider des aménagements au paiement de la cotisation : tarif réduit, exonération mais également des modalités de paiement.

Une cotisation ne peut être ni annulée, ni remboursée.

Les dons financiers et matériels sont acceptés par le Centre LGBTI Lyon et peuvent compléter les cotisations.

    1. Membres associatifs & Membres associés

Les cotisations sont comptées pour l’année civile, exigibles dès le 1er janvier et acquittées au maximum un mois après l’Assemblée Générale annuelle.

Le montant de la cotisation annuelle pour les « Membres associatifs » ou « Membres associés » est de 150 € (cent cinquante euros) minimum, décomposée en 15€ d’adhésion et 135€ minimum pour la participation aux frais de fonctionnement. Une cotisation soutien d’un montant supérieur peut être versée au Centre LGBTI Lyon.

La liste des membres associatifs et associés est publiée sur le site internet du Centre LGBTI Lyon.

Les cotisations des nouveaux membres associatifs et associés sont calculées au prorata temporis si elles sont effectuées après le 1er juillet de l’année en cours. Les renouvellements de cotisations sont exigibles pour l’année entière.

    1. Membres individuels 

Le montant de la cotisation annuelle pour les « Membres individuels » est de

  • 15 € pour une année pleine,

  • 7,50€ pour une adhésion après le 1er Juillet de chaque année,

  • 2€ pour une adhésion mensuelle.

Le secrétariat gère la liste des membres individuels.

    1. Membres physiques

La cotisation annuelle pour les « Membres physiques » est gratuite. Le secrétariat gère la liste des membres physiques.

  1. Documents et renseignements à fournir

    1. Membres associatifs et associés

Les déclarations auprès des administrations ou des assurances nous obligent à documenter des renseignements sur chaque membre associatif ou associé. Chaque membre associatif ou associé doit fournir les éléments suivants :

  • Désignation et adresse du siège social,

  • Attestation d’assurance responsabilité civile,

  • Numéro d’enregistrement d’association RNA,

  • Relevé d’identité Bancaire ou Postal,

  • Numéros INSEE ou SIRENE, s’ils existent,

  • Liste des personnes chargées de son administration,

  • Fiche de présentation de chaque association destinée à l’accueil du public,

  • Logo,

  • Numéros de contact d’urgence s’ils existent,

  • Liste de ses représentants titulaire et suppléant au Conseil d’Administration du Centre LGBTI Lyon. La désignation est effective pour les Conseils d’Administration si elle est effectuée au moins 48 heures avant.

    1. Membres titulaires et suppléants du CA, bureau et membres physiques :

Les déclarations auprès des administrations ou des assurances nous obligent à documenter des renseignements sur chaque membre physique, du CA, et du bureau. Chaque personne concernée doit fournir les éléments suivants :

  • Nom, Prénom,

  • Adresse de domiciliation,

  • Email personnel,

  • Téléphone personnel

Les noms, prénoms, téléphones et emails des titulaires du CA, suppléants du CA, membres du bureau, membres physiques sont à disposition des autres membres dans la partie privée du site internet du Centre LGBTI Lyon.

Chacun peut modifier ses informations de profil et de contact et se connectant sur l’espace membres du site internet.

Pour la convivialité du système, chacun est encouragé à mettre une photo sur son profil.

    1. Droit à l’oubli

Le/les webmasters désactivent et effacent du site internet les profils des personnes n’ayant plus de mandat.


 

  1. CONSULTATION DE DOCUMENTS

    1. Statuts et Règlement Intérieur

Les Statuts et Règlement Intérieur sont disponibles sur le site internet du Centre LGBTI Lyon.

    1. Comptes rendus

Les documents suivants peuvent être consultés soit au Centre LGBTI Lyon, soit sur le site internet, par tous les membres à jour de sa cotisation :

  • Compte-rendu de Conseil d’administration

  • Compte-rendu d’Assemblée Générale ordinaire et Extraordinaire

  • Relevés de présences CA, AGE et AGO

    1. Documents de préparation d’Assemblée Générale

Une semaine avant la tenue de l’Assemblée générale ordinaire, les documents suivants peuvent être consultés par tous les membres à jour de leur cotisation, soit :

  • le rapport moral de la Présidence,

  • le rapport d'activité́ du Secrétariat,

  • le rapport financier de la Trésorerie, incluant un inventaire des biens

  • la déclaration de politique générale du Conseil d'Administration,

  • le budget prévisionnel du Bureau.

    1. Modalités de consultation

Une demande écrite (pouvant être par courrier électronique) doit être envoyée à l’un des membres du Bureau en précisant le ou les documents que le demandeur souhaite consulter. Le Bureau donne accès à ce ou ces documents par voie électronique, ou fixe les modalités d’un rendez-vous.

  1. LISTES DE DIFFUSION

Afin de favoriser la communication, des listes de diffusions sont créées. Elles sont gérées par le secrétariat.

Il appartient à chaque membre de fournir ses informations à jour afin d’être inscrit dans les listes de diffusion qui le concernent.

Les listes de diffusion servent à diffuser des informations sur les événements relatifs à la vie LGBTI. La modération de ces communications est effectuée par le secrétariat afin d’éviter tout abus.

  1. LES ASSOCIATIONS MEMBRES : DROITS ET OBLIGATIONS

Toute association souhaitant utiliser le local pour ses activités habituelles doit être membre associatif ou membre associé du Centre LGBTI Lyon.


 

Les associations membres du Centre LGBTI Lyon peuvent organiser des réunions ou des soirées réservées à leur adhérent.e.s & à leurs sympathisant.e.s. Par contre, en toute circonstance il est interdit de refuser l’entrée du Centre à quelqu’un en fonction de la couleur de sa peau ou de son apparence physique.


 

Chaque association utilise le local en son nom propre. Elle conserve donc son objet, son identité et est responsable de sa communication et de la diffusion de son information.

Aucune association n’est donc habilitée à s’exprimer au nom et pour le compte du Centre et des membres associatifs ou associés sans leur accord.

    1. Prévention des IST

Du matériel de prévention est à la libre disposition des usagers du Centre LGBTI. Les personnes qui tiennent des permanences doivent veiller à ce que ce matériel soit toujours disponible.

    1. Règles de fonctionnement du local

Le Centre LGBTI Lyon est un espace partagé de type ERP 5 L. Un registre de sécurité est à disposition près du bar. Il doit pouvoir être présenté à toute autorité qui en ferait la demande.


 

Le plaisir d'utiliser le local dépend de quelques règles à respecter par chacun et chacune d'entre nous, par chaque association utilisatrice.


 

Les membres des associations qui utilisent les locaux doivent avoir pris connaissance de ce règlement intérieur et des règles de fonctionnement du bar.


 

Le local doit être utilisé dans le respect des règles de l’ordre public en vigueur concernant notamment :

  • L’interdiction de fumer dans les lieux publics ;

  • L’interdiction de servir des boissons alcoolisées à des personnes mineures ;

  • L’interdiction de consommer sur place des boissons supérieures à la catégorie II, y compris des boissons apportées de l’extérieur ;

  • L’interdiction de consommer sur place des boissons des groupes 4 et 5 (Les alcools titrant plus de 18° sont interdits)

  • L’interdiction de consommer des boissons apportées de l’extérieur ;

  • L’interdiction de consommer à l’extérieur du local les boissons vendues par la buvette ;

  • La gestion du bruit généré par les participants tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du local.


 

De plus, chaque association réservant un espace doit se sentir responsable des lieux et doit, en sortant :

  • Veiller à ce que personne ne reste dans les locaux,

  • éteindre toutes les lumières et arrêter tous les équipements utilisés,

  • sécuriser les lieux en fermant soigneusement toutes les issues derrière soi,

  • nettoyer les sols même s’ils paraissent propres après chaque utilisation

    1. Assurance du Centre LGBTI Lyon :

Le Centre LGBTI Lyon est assuré en responsabilité civile pour les présences et événements qu’il organise en son nom seul.

    1. Assurance responsabilité civile de chaque membre associatif et associé.

Il est rappelé que chaque association doit de son côté contracter IMPERATIVEMENT une assurance responsabilité civile. Cela permet non seulement de protéger les dirigeants de son association, mais également de couvrir un éventuel incident lors d’un événement organisé par l’association.

    1. Contrat SACEM :

Le Centre LGBTI a contracté un contrat avec la SACEM qui permet à chacun de ses membres d’organiser des diffusions sonores et vidéo au sein du local du Centre LGBTI, en accès libre (entrée non payante).

Il est par en revanche nécessaire que ceux qui organisent des manifestations à l’extérieur du local du Centre LGBTI prennent contact avec la SACEM pour se mettre en règle.

    1. Utilisation du vidéo projecteur

Lors de la mise en place des décorations ou des expositions, il faut veiller à garder libre en permanence l’emplacement de visualisation du vidéo projecteur du bar qui est susceptible d’être utilisé à tout moment par n’importe laquelle des associations utilisatrices du local.

    1. Utilisation du bar et reversions

Les boissons consommées au bar du Centre LGBTI doivent provenir du local ou font impérativement l’objet d’un droit de bouchon. Les associations perçoivent 1/3 des recettes (réversion), un autre 1/3 est dédié à l’achat de la boisson, le dernier 1/3 entrant dans les recettes du Centre LGBTI Lyon.


 

Il est rappelé que les recettes et l'activité du bar sont indispensables au bon fonctionnement du Centre LGBTI. Il est indispensable de renseigner une feuille de bar pour chaque ouverture du bar. Pour cela :

  • Vérifier et inscrire le fond de caisse ;

  • Inscrire le nom du permanent (e) et de l'association ; (c’est indispensable pour que l'association soit créditée). Préciser s'il s'agit du bar étage ou celui du rdc ;

  • Déposer la feuille et la recette dans la boite à lettres du bureau à l'étage.


 

Attention : une fiche mal remplie entraînera l'annulation du reversement de 30% de la recette à l'association. Le Trésorier ne peut pas prendre le temps de rechercher les informations qui n'auront pas été portées sur la fiche par l'association concernée. La recette sera dès lors intégralement acquise au Centre.

  • Il est obligatoire de faire une feuille de bar à zéro s’il n’y a aucune recette de bar car c'est le seul moyen de contrôle.

  • Il est également rappelé l'obligation de remplir les frigos dès qu'il y a eu consommation et en respectant le rangement.

  • Il est interdit de stocker de la nourriture dans les frigos du bar du RDC.

  • Il est interdit de modifier les réglages des thermostats des réfrigérateurs.

Les trésoriers établiront un bilan des réversions une fois par an, avant l’Assemblée Générale Ordinaire et organiseront les remboursements dans cette période.

    1. Utilisation de la cuisine

Les frigos de la cuisine doivent être éteints chaque soir pour éviter que de la nourriture oubliée y moisisse. Il conviendra de les allumer avant utilisation et de ne rien y laisser par respect pour les utilisateurs suivants.

De plus, il est interdit de stocker de la nourriture dans les frigos du bar du RDC.


 

La porte de la cuisine doit être fermée à clé quand la cuisine n’est pas utilisée.


 

Du fait de la classification du Centre LGBTI Lyon en ERP catégorie 5 L, la porte de la cuisine est une porte coupe-feu 30 minutes. Un groom a été installé pour la maintenir fermée et son fonctionnement ne doit pas être modifié. Elle doit impérativement être refermée immédiatement après chaque ouverture.


 

    1. Obligation des associations membres

Les associations membres ont le droit d’utiliser tout ou partie des salles du local gratuitement.


 

En contrepartie, elles s’engagent, pour pouvoir couvrir une partie des frais de gestion du local, à participer à l’organisation des soirées du Centre LGBTI Lyon, en règle générale chaque dernier samedi du mois. Chaque association fournit 1 fois par an 2 organisateurs pour la structure (bar, musique, mise en place, nettoyage…). Le bureau établi un calendrier annuel des soirées du Centre, que les associations devront compléter avec leurs volontaires.

    1. Clés du local (Clés physiques & Badges éventuels)


 

Un jeu de clés peut être remis à chaque « membre physique » élu au Conseil d’Administration ou aux représentant.e.s désignées d’un membre associatif ou associé. Il devra être rendu dès lors que ce « membre physique » perd son statut de membre du CA, ou dès qu’un membre associatif ou associé nous informe du changement de représentant

Les clés du Centre LGBTI ouvrent la grille, la porte d’entrée, celle du placard sous l’escalier de la salle de bal ainsi que la porte de la cuisine.


 

Nous vous rappelons que le badge est individuel et engage la responsabilité personnelle de l’utilisateur quant à la bonne utilisation de notre local conformément à notre règlement intérieur.


 

Vous n’êtes autorisé à confier ce badge aucune autre personne. Si votre association a besoin de badges supplémentaires, dites-le-nous, nous en avons autant que nécessaire


 

Toutes les personnes qui ont demandées un badge d’accès doivent fournir leurs coordonnées personnelles (mail, téléphone et domiciliation) et doivent pouvoir être jointes facilement par les membres du Bureau du Centre LGBTI Lyon.


 

Les personnes détentrices de badges acceptent d’être sollicitées par le centre LGBTI pour participer aux différentes activités du Centre LGBTI Lyon.

    1. Chauffage

Les radiateurs doivent être laissés en mode automatique. Leur gestion est centralisée. Le changement de température « Eco » ou « Confort » se fait sur la télécommande située au bar.

    1. Réservation des salles

Le Bureau coordonne le programme des permanences régulières et activités ponctuelles des associations.

Le Centre est constitué de 5 éléments réservables ci-après :

  • rdc : salle du « bar »

  • rdc : salle de « danse »

  • 1er étage : « réfectoire »

  • 1er étage : « salon privatif »

  • rdc: « murs exposition »

Le local permet l’utilisation conjointe par plusieurs associations membres. Les différents espaces pourront être occupés simultanément pour des activités et par des associations différentes.

Modalités :

Dans un esprit de respect mutuel, chaque association devra informer le Bureau en charge du planning du local au minimum 5 jours avant toute réservation des lieux.

Si ce délai minimum de 5 jours n’est pas respecté, le Bureau pourra, si le planning le permet, valider la demande ou proposer un autre horaire et/ou un autre jour, ou refuser la demande.


 

Les réservations des espaces sont gérées par formulaire ou par l’intermédiaire du site internet du Centre LGBTI Lyon. Les demandes doivent être complètes pour être acceptées par le Bureau.


 

De façon générale, le Bureau :

  • S’attachera à favoriser les activités ouvertes au public dans la salle du « bar »,

  • Veillera à une répartition équitable de l’utilisation du Centre par les associations.

    1. Consultation du planning d’utilisation des salles

Le planning d’utilisation des salles du Centre LGBTI est librement consultable sur le site internet http://www.centrelgbtilyon.org/.

Ceux qui le souhaitent peuvent demander au responsable planning la synchronisation automatique avec leur agenda personnel de leur compte Google via le compte Google du Centre LGBTI.

    1. Stockage au local

Pour tenir compte de la faible capacité de stockage du local, tout nouveau dépôt de matériel, permanent ou supérieur à quelques jours, devra être validé par le Bureau. Le dépôt temporaire (de quelques jours) nécessite l’accord d’au moins un membre du Bureau.

    1. Boite aux lettres

Les casiers courrier des associations membres sont situés à l’intérieur du Centre LGBTI Lyon, au premier étage. Il est conseillé à chaque membre associatif et associé de vérifier régulièrement la présence de courrier.

    1. Nettoyage du local

Le local devra être rendu propre et rangé après chaque occupation.

Le nettoyage des sols notamment est impératif après chaque utilisation, même s’ils ont été peu ou pas salis.

Le Centre met à la disposition de chaque association le matériel de nettoyage nécessaire.

Le Bureau se réserve la possibilité de demander à une entreprise le nettoyage du local aux frais de l’association qui ne respecterait pas ces règles.

Il est demandé aux associations membres de sensibiliser leurs adhérents à cette obligation de ménage et d'entretien du local.

    1. Utilisation des matériels de son et lumière

Le matériel de la salle de danse est à disposition des associations membres ou pour l’usage collectif au nom du Centre LGBTI Lyon. Toute dégradation, panne ou dysfonctionnement des appareils doit être signalé€ au Bureau du Centre LGBTI Lyon.


 

Les utilisateurs du Centre LGBTI doivent rester attentifs à ne pas occasionner de nuisances sonores lors des évènements qu’ils organisent.


 

Les portes d’isolations phoniques doivent rester fermées lors de l’utilisation de la sonorisation. (Notamment la porte du sas de secours et la porte en bas de l’escalier d’accès au premier étage.)

Les fenêtres du réfectoire du premier étage et de la cuisine doivent rester fermées pour éviter les nuisances sonores dans la cage d’escalier.

    1. Affichage et publicité

Chaque association a un droit d'affichage de ses informations (format A4 – logo, infos sur permanences, coordonnées référents etc…) sur la vitrine de droite, et la vitrine de gauche est réservée aux affiches sur les événements ponctuels (considérer droite et gauche depuis la rue).


 

Les associations membres du Centre LGBTI Lyon doivent signer ou mettre leur logo sur les documents affichés ou distribués dans le Centre LGBTI Lyon.


 

Les documents des Organisations Politiques sont interdits dans le Centre LGBTI Lyon.

  1. Convention de partenariat

Les salles sont d’abord réservées aux associations membres. Toutefois, une association dont l’objet se rapproche de l’objet du Centre peut demander à réserver tout ou partie du local, par l’intermédiaire d’une association membre qui la parraine.

Après approbation par le Bureau de la demande, une convention de partenariat sera signée par les parties, définissant les droits et obligations de chacune.

L’association membre du Centre LGBTI Lyon qui parraine l’événement se porte garante du respect des règles du Règlement Intérieur.


 

Le Bureau gère les conventions de prêt du local selon le tableau ci-dessous.

La convention doit rappeler expressément l’assurance RC de l’association qui parraine ou de celle qui loue.


 

 

Convention type A


 

prêt local gratuit

recettes bar 100% au Centre LGBTI Lyon

Convention type B

Location 4 heures

Forfait 100€/étage

recettes bar

100% au Centre LGBTI Lyon

Associations LGBTI,

Parrainées

OK

 

Associations non LGBTI,

Parrainées

1 fois / an

OK, sous la responsabilité association adhérente

Associations extérieures,

non parrainées

 

Exceptionnel, uniquement sur accord bureau


 

  1. USAGERS DU CENTRE : DROITS ET OBLIGATIONS

    1. Les droits des usagers du Centre

Tout usager a le droit :

  • D’être accueilli dans une attitude de respect et de non jugement,

  • d’être informé et orienté sur les associations, permanences et services adéquats,

  • de participer aux diverses activités et manifestations proposées à son attention par les associations membres du Centre.

    1. Les devoirs des usagers du Centre

Les usages doivent :

  • ne pas contrevenir de façon démonstrative et préjudiciable aux valeurs, principes, les statuts, RI et fonctionnement du Centre,

  • respecter les personnes présentes au Centre, autres usagers, volontaires ou salariés du Centre,

  • respecter les lieux, matériels et équipements et ne rien endommager ou emporter,

  • respecter les consignes et mesures de sécurité formulées par les équipes du Centre.

En cas de difficulté sérieuse et motivée, le Bureau se réserve la possibilité de limiter la fréquentation du Centre par un usager, voire de lui interdire l’accès aux locaux.

    1. Fautes graves et exclusions

Sont considérées comme fautes graves de façon non exclusive les fautes suivantes :

  • le non-respect des valeurs, principes et objectifs du Centre ;

  • l’usurpation d’un mandat de représentation ;

  • les violences physiques ou verbales ;

  • l’utilisation non justifiée et/ou non approuvée par le Bureau des ressources du Centre ;

  • le non-respect du Règlement Intérieur ;

  • le non-respect de la confidentialité des informations interne au Centre ;

  • pour une personne morale, adhérente ou non, le non-respect des termes d’une convention de partenariat signée avec le Centre.

Ces fautes peuvent entraîner l’exclusion d’une personne physique du Centre.

  1. Utilisation des Logo et Noms du Centre LGBTI Lyon

Le logo et le nom « Centre LGBTI Lyon» bénéficient d'une protection au titre de la Propriété Intellectuelle et plus précisément du droit d'auteur. Ainsi, le Centre LGBTI Lyon a, sur son image et sur l'utilisation qui en est faite, un droit exclusif qui lui permet de s'opposer à sa reproduction sans son autorisation expresse et spéciale.

Toute utilisation du logo du Centre LGBTI Lyon par une association non adhérente ou une structure externe doit faire l’objet d’une autorisation préalable écrite de la part du Bureau.


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


 

  1. Modification du Règlement Intérieur

Conformément à l’article 11 de nos statuts, le Conseil d’Administration peut modifier le Règlement Intérieur chaque fois qu’il le juge nécessaire.


 

Le Secrétariat est chargé de mettre à jour le Règlement Intérieur et de communiquer la nouvelle version avec le compte rendu de la réunion du Conseil d’Administration qui a adopté une modification.


 

Le nouveau Règlement Intérieur devra être fourni avec les documents préparatoires de l’Assemblée Générale aux membres associatifs, associés et physiques qui sont convoqués à l’Assemblée Générale ordinaire suivante.


 

Ce Règlement Intérieur a été adopté

lors de la réunion du Conseil d’Administration du 30 mai 2018.